Erledigte Arbeit soll nicht ewig sichtbar bleiben und dich ablenken. TandemLoop bietet dafür zwei aufeinander aufbauende Konzepte: das Erledigen (Statuswechsel) und die Archivierung (automatisches Auslagern nach einer konfigurierbaren Frist).
Erledigen
Du setzt eine Aufgabe, einen Meilenstein oder ein Projekt auf Erledigt oder Verworfen, indem du den Status im Inspector oder über das Kontextmenü änderst. Aufgaben hakst du auch über den Kreis vor dem Titel ab, mit Als erledigt markieren (⌘ + K) oder auf iPad und iPhone mit einem Wisch nach rechts. Beim Wechsel auf „Erledigt” setzt die App das Erledigungsdatum automatisch auf den aktuellen Zeitpunkt.
Erledigt vs. Verworfen — „Erledigt” bedeutet: die Arbeit ist getan. „Verworfen” bedeutet: du hast entschieden, es nicht mehr zu tun. Beide Status sind terminal — erledigte und verworfene Einträge zählen nicht mehr zu den aktiven Aufgaben.
Erledigte und verworfene Einträge bleiben standardmäßig sichtbar — sie werden durchgestrichen und abgedimmt dargestellt, damit sie sich klar von aktiver Arbeit abheben.
Archivierung
Die Archivierung räumt erledigte Einträge aus deinem aktiven Datenordner heraus und legt sie in einer Parallelstruktur ab — sie verschwinden aus der Seitenleiste und den Views, bleiben aber im Datenordner erhalten. Automatisch läuft sie erst, wenn du unter Einstellungen › Archivierung den Schalter Auto-Archivierung aktiv einschaltest; Beim Start automatisch archivieren archiviert zusätzlich bei jedem App-Start.
Regeln konfigurieren:
Einstellungen › Archivierung
Du legst für jeden Eintragstyp eine eigene Regel fest:
| Eintragstyp | Mögliche Regeln |
|---|---|
| Aufgaben | Nie, Sofort nach Abschluss, Zeitspanne nach Abschluss, Zeitspanne inaktiv (abgeschlossen) |
| Meilensteine | Wie Aufgaben |
| Projekte | Nie, Sofort nach Abschluss, Zeitspanne nach Abschluss, Wenn alle Inhalte abgeschlossen |
Standard: Aufgaben und Meilensteine werden 7 Tage nach Erledigung archiviert; Projekte, wenn alle enthaltenen Aufgaben und Meilensteine abgeschlossen sind.
Archivierungslauf
Einen Archivierungslauf startest du über das Archivbox-Symbol unten in der Seitenleiste oder mit Archivierung jetzt ausführen in den Einstellungen. Er zeigt dir zuerst eine Vorschau: welche Einträge nach den aktuellen Regeln archiviert würden — noch ohne etwas zu verändern. Erst wenn du bestätigst, verschiebt er diese Einträge ins Archiv. Wird ein Projekt archiviert, wandern automatisch alle zugehörigen Meilensteine und Aufgaben mit.
Archivierung ist kein Papierkorb. Mit Archiv durchsuchen (Einstellungen › Archivierung) siehst du archivierte Einträge, kannst sie aber nicht zurückholen. Die Dateien liegen im Archivordner des Datenordners und lassen sich von dort von Hand zurückverschieben.
Tipp — Starte gelegentlich einen Archivierungslauf und sieh dir die Vorschau an, um zu prüfen, ob deine Regeln das tun, was du erwartest. Gerade bei der Regel Wenn alle Inhalte abgeschlossen für Projekte kann es überraschen, was bereits archiviert werden würde.