Die GTD-Methode: Getting Things Done in fünf Schritten

Was ist die GTD-Methode?

Getting Things Done, kurz GTD, beschreibt David Allen in seinem gleichnamigen Buch, das 2001 erschien und 2015 überarbeitet wurde. Die Grundannahme: Dein Kopf ist zum Denken da, nicht zum Merken. Jede offene Schleife – ein Rückruf, eine Idee, ein halb geplantes Projekt – kostet Aufmerksamkeit, solange sie nur im Gedächtnis steht. GTD sammelt deshalb alles an einem Ort, klärt es in Ruhe und legt es so ab, dass du jederzeit siehst, was als Nächstes zu tun ist.

Das Besondere an der Methode ist die Frage nach der nächsten Aktion. „Steuererklärung“ ist keine Aufgabe, die man erledigen kann. „Lohnsteuerbescheinigung aus dem Personalportal herunterladen“ schon. GTD zwingt dich, diesen Schritt beim Einsortieren zu formulieren – später, wenn du arbeiten willst, musst du dann nicht mehr nachdenken, sondern nur noch tun.

Die 5 Schritte der GTD-Methode

1. Erfassen

Alles, was deine Aufmerksamkeit beansprucht, landet in einer Inbox – ohne Bewertung und ohne Einsortieren. Wichtig ist, dass das Erfassen schneller geht als das Nachdenken darüber: ein Kurzbefehl am Mac, das Teilen-Menü auf dem iPhone, ein Satz an Siri. Je weniger Eingangskörbe du hast, desto besser; jeder zusätzliche ist ein Ort, den du im Blick behalten musst.

2. Durchdenken (Klären)

Beim Klären nimmst du dir jeden Eintrag einzeln vor und fragst: Was ist das, und ist es umsetzbar? Was nicht umsetzbar ist, kommt weg, auf die Liste „Irgendwann/Vielleicht“ oder in die Ablage. Was umsetzbar ist, bekommt eine nächste Aktion. Braucht das Ergebnis mehr als einen Schritt, ist es ein Projekt.

Hier greift die 2-Minuten-Regel: Was in weniger als etwa zwei Minuten erledigt ist, tust du sofort. Alles andere delegierst du, trägst es als Termin ein oder stellst es auf die Liste der nächsten Aktionen.

3. Organisieren

Organisieren heißt: Das Ergebnis des Klärens kommt in die passende Liste. Projekte in die Projektliste, nächste Aktionen in die Aktionslisten, Delegiertes nach „Warten auf“, feste Termine in den Kalender. Die Inbox ist danach leer – nicht, weil alles erledigt ist, sondern weil alles einen Platz hat.

4. Durchsehen

Ein System, das du nicht ansiehst, verliert dein Vertrauen. Deshalb schaust du täglich auf Kalender und nächste Aktionen und einmal pro Woche auf alles: im Weekly Review. Mehr dazu weiter unten.

5. Erledigen

Zum Arbeiten wählst du aus deinen nächsten Aktionen – nach Kontext (wo bist du, was hast du zur Hand), nach verfügbarer Zeit, nach Energie und zuletzt nach Priorität. Weil jede Aktion bereits konkret formuliert ist, fängst du einfach an.

Listen und Kontexte im GTD-System

GTD kommt mit wenigen Listen aus. Jede beantwortet eine eigene Frage, und keine Liste mischt Dinge, die du tun kannst, mit Dingen, auf die du nur wartest.

Ein Projekt ist bei David Allen jedes gewünschte Ergebnis, das mehr als einen Schritt erfordert und sich innerhalb etwa eines Jahres abschließen lässt – also auch „Küche renovieren“ oder „Urlaub in Portugal planen“. Die Projektliste ist eine Übersicht der Vorhaben, die nächsten Aktionen stehen auf der Aktionsliste.

Kontexte teilen die nächsten Aktionen danach auf, was du zum Erledigen brauchst: „Telefon“, „Rechner“, „Unterwegs“, „Büro“ oder „Besprechung mit Anna“. Wartest du beim Arzt, öffnest du „Telefon“ und siehst nur, was du von dort erledigen kannst. Seit fast jeder alles am Rechner erledigt, nutzen viele weniger Ortskontexte und mehr Kontexte nach Energie oder Zeitbedarf, etwa „Schnell erledigt“ oder „Konzentration“.

Das Weekly Review

Das Weekly Review ist der Teil von GTD, der am häufigsten ausfällt – und der wichtigste. Einmal pro Woche, am besten zu einem festen Termin, bringst du das System auf Stand. David Allen gliedert es in drei Teile:

1. Aufräumen: lose Zettel, Notizen und Mails einsammeln, die Inbox auf null bringen, den Kopf leeren.
2. Aktualisieren: die nächsten Aktionen abhaken, Kalender der vergangenen und der kommenden Wochen ansehen, „Warten auf“ prüfen und nachfassen, jedes Projekt durchgehen und sicherstellen, dass es eine nächste Aktion hat.
3. Kreativ werden: die Liste „Irgendwann/Vielleicht“ durchsehen, Ideen aktivieren oder streichen, neue Vorhaben aufnehmen.

Ein Projekt ohne nächste Aktion ist das häufigste Leck in einem GTD-System: Es steht auf der Liste, bewegt sich aber nicht. Wer im Weekly Review nur diese eine Frage stellt, hat schon viel gewonnen.

GTD in TandemLoop einrichten

TandemLoop gibt keine Methode vor, bringt aber die Bausteine für GTD mit. Die Listen baust du als Views – gespeicherte Ansichten, die Aufgaben quer durch alle Projekte nach deinen Regeln sammeln. So richtest du ein GTD-System ein:

1. Inbox und Erfassen: Neue Einträge kommen über den schnellen Eintrag (⌃⌥Leertaste am Mac), das Teilen-Menü, das Inbox-Widget oder Siri in die Inbox. Zum Klären ziehst du sie auf ein Projekt oder einen Bereich.
2. Bereiche und Projekte: Bereiche wie Arbeit, Privat und Gesundheit, darin Projekte. Muss ein Schritt auf den anderen folgen, stellst du das Projekt auf sequenziell – dann ist immer nur die erste offene Aufgabe verfügbar. Einmalige Erledigungen liegen als Einzelaufgabe im Bereich.
3. View „Nächste Aktionen“: im View-Editor den Filter „Verfügbar ist Ja“ (aktiv, nicht aufgeschoben, Projekt aktiv), dazu Projekt-Kontext anzeigen und „Nur nächste Aktion“ pro Projekt. Arbeitest du mit einem Agenten, ergänze „Zugewiesen ist Mensch“, damit nur deine Aufgaben erscheinen.
4. Kontexte als Tags: Lege Tags wie „Telefon“, „Unterwegs“ und „Rechner“ an, gern unter einem Eltern-Tag „Kontexte“. Gruppierst du die View „Nächste Aktionen“ nach Tags, steht jede Aktion unter ihrem Kontext.
5. View „Warten auf“: Schnellkonfiguration „Wartend“, dazu das Feld „Wartet auf“ einblenden, damit du siehst, bei wem du nachfassen musst.
6. View „Irgendwann/Vielleicht“: Filter „Status ist Irgendwann“. Gilt der Status für ein ganzes Projekt, verschwindet es samt Aufgaben aus deinen nächsten Aktionen.
7. View „Weekly Review“: Darstellung Agenda über alles Offene, Inbox einbeziehen, Projekt-Kontext an. Dazu eine Projekt-View, die jedes aktive Projekt mit Fortschritt und offenen Aufgaben zeigt.
8. Erledigen: die View „Heute“ oder das Heute-Widget auf dem iPhone.

Welche Darstellungen es außer Liste und Agenda gibt und wie Filter, Gruppen und Wiederholungen funktionieren, zeigt die Übersicht der Aufgaben-App mit allen Funktionen. Wer die nächsten Aktionen lieber als Board mit Arbeitsgrenze sieht, findet die Verbindung von Kanban und GTD im Ratgeber zur Kanban-App für persönliches Kanban. Und wer innerhalb der nächsten Aktionen nach Wichtigkeit sortieren will, kombiniert GTD mit der Eisenhower-Matrix als App.

GTD mit KI-Agent

GTD ist viel Verwaltungsarbeit: Einträge lesen, Aktionen formulieren, Projekte zuordnen, Listen durchgehen. Genau diese Arbeit kann ein KI-Agent vorbereiten. Weil TandemLoop alle Aufgaben als Textdateien in deinem iCloud Drive ablegt, kann ein Agent mit Dateizugriff wie Claude Code, Codex oder Cursor sie lesen und bearbeiten. Wir nennen das Agentic GTD: Der Agent erledigt die Vorarbeit, die Entscheidungen triffst du.

Der Agent legt Aufgaben, Projekte und Bereiche direkt dort an, wo sie hingehören, und sortiert die Inbox ein. Wer jede Einordnung erst sehen will, schaltet den Freigabemodus ein: Dann legt der Agent nur neue Inbox-Einträge direkt an und reicht alles andere als Vorschlag ein, den du in der App freigibst. Das Klären bleibt ein GTD-Schritt, den du verantwortest; nur das Tippen fällt weg.

Beispiel: Weekly Review vorbereiten lassen

Am Freitagnachmittag öffnest du die Aufgabe, gehst die Liste durch und entscheidest – ob der Kurs 49 oder 79 Euro kostet, legst du fest, nicht der Agent.

Auch das Delegieren beim Klären bekommt eine neue Möglichkeit. Statt „Warten auf Kollegin“ kann eine Aufgabe dem Agenten zugewiesen werden: Recherche, ein Textentwurf, eine Auswertung. Du legst fest, ob er sie selbst erledigt, erst einen Entwurf vorbereitet oder vorher nachfragt. Wie das Übergeben und Zurückgeben im Einzelnen funktioniert, beschreibt die Seite Aufgaben mit KI-Agenten teilen.