Afgerond werk hoeft niet eeuwig zichtbaar te blijven en je af te leiden. TandemLoop biedt daarvoor twee concepten die op elkaar voortbouwen: voltooien (statuswijziging) en archiveren (automatisch opruimen na een instelbare termijn).
Voltooien
Je zet een taak, mijlpaal of project op Voltooid of Geschrapt door de status in het infopaneel of via het contextmenu te wijzigen. Taken vink je ook af via het rondje voor de titel, met Markeer als voltooid (⌘ + K) of op iPad en iPhone door naar rechts te vegen. Bij de overgang naar “Voltooid” zet de app de voltooiingsdatum automatisch op het huidige tijdstip.
Voltooid of geschrapt – “Voltooid” betekent: het werk is gedaan. “Geschrapt” betekent: je hebt besloten het niet meer te doen. Beide statussen zijn eindstatussen – voltooide en geschrapte items tellen niet meer mee als actieve taken.
Voltooide en geschrapte items blijven standaard zichtbaar – ze worden doorgestreept en gedimd weergegeven, zodat ze duidelijk afsteken tegen actief werk.
Archiveren
Archiveren ruimt voltooide items uit je actieve gegevensmap op en legt ze in een parallelle structuur af – ze verdwijnen uit de navigatiekolom en de weergaven, maar blijven in de gegevensmap bewaard. Automatisch gebeurt dat pas als je onder Instellingen › Archivering de schakelaar Archiveer automatisch inschakelt; Archiveer automatisch bij starten archiveert bovendien bij elke start van de app.
Regels instellen:
Instellingen › Archivering
Je legt voor elk soort item een eigen regel vast:
| Soort item | Mogelijke regels |
|---|---|
| Taken | Nooit, Direct na afronding, Periode na afronding, Periode inactief (afgerond) |
| Mijlpalen | Zoals taken |
| Projecten | Nooit, Direct na afronding, Periode na afronding, Als alle inhoud is afgerond |
Standaard: taken en mijlpalen worden 7 dagen na voltooiing gearchiveerd; projecten zodra alle taken en mijlpalen erin zijn afgerond.
Archiveringsronde
Een archiveringsronde start je via het symbool archiefdoos onderaan de navigatiekolom of met Archiveer nu in de instellingen. Hij toont je eerst een voorvertoning: welke items volgens de huidige regels gearchiveerd zouden worden – nog zonder iets te wijzigen. Pas als je bevestigt, verplaatst hij deze items naar het archief. Wordt een project gearchiveerd, dan gaan alle bijbehorende mijlpalen en taken automatisch mee.
Het archief is geen prullenmand. Met Doorzoek archief (Instellingen › Archivering) zie je gearchiveerde items, maar je kunt ze niet terughalen. De bestanden staan in de archiefmap van de gegevensmap en kun je daar met de hand terugzetten.
Tip – Start af en toe een archiveringsronde en bekijk de voorvertoning om te controleren of je regels doen wat je verwacht. Juist bij de regel Als alle inhoud is afgerond voor projecten kan het verrassen wat er al gearchiveerd zou worden.