De GTD-methode: Getting Things Done in vijf stappen

Wat is de GTD-methode?

David Allen beschrijft Getting Things Done, kortweg GTD, in zijn gelijknamige boek, voor het eerst verschenen in 2001 en herzien in 2015. Het basisidee: je hoofd is er om ideeën te hebben, niet om ze vast te houden. Elke open lus – een telefoontje dat je moet terugbellen, een idee, een half gepland project – kost aandacht zolang ze alleen in je geheugen bestaat. Daarom verzamelt GTD alles op één plek, verheldert het in alle rust en legt het zo vast dat je altijd ziet wat de volgende stap is.

Wat de methode onderscheidt, is de vraag naar de volgende actie. “Belastingen” is geen taak die je kunt afronden. “Jaaropgave downloaden uit het salarisportaal” wel. GTD laat je die stap formuleren terwijl je sorteert – later, als je wilt werken, hoef je niet meer na te denken, maar alleen nog te doen.

De 5 stappen van de GTD-methode

1. Vastleggen

Alles wat je aandacht vraagt, komt in een Inbox terecht – zonder te oordelen en zonder te sorteren. Belangrijk is dat vastleggen sneller gaat dan erover nadenken: een toetscombinatie op de Mac, het deelmenu op de iPhone, een zin tegen Siri. Hoe minder inboxen je hebt, hoe beter; elke extra inbox is een plek die je in de gaten moet houden.

2. Verhelderen

Bij het verhelderen neem je elk item afzonderlijk en vraag je: wat is het, en kan ik er iets mee doen? Wat geen actie vraagt, gaat naar de prullenmand, naar de lijst Ooit/misschien of naar je naslag. Wat wel actie vraagt, krijgt een volgende actie. Vraagt het resultaat meer dan één stap, dan is het een project.

Hier komt de tweeminutenregel in beeld: wat je in minder dan ongeveer twee minuten kunt afronden, doe je meteen. Al het andere delegeer je, zet je in de agenda of zet je op je lijst Volgende acties.

3. Ordenen

Ordenen betekent dat de uitkomst van het verhelderen op de juiste lijst komt. Projecten op de lijst Projecten, volgende acties op de actielijsten, gedelegeerde zaken op Wachten op, vaste afspraken in de agenda. Daarna is de Inbox leeg – niet omdat alles af is, maar omdat alles een plek heeft.

4. Reflecteren

Een systeem waar je niet naar kijkt, verliest je vertrouwen. Daarom bekijk je elke dag je agenda en volgende acties en eens per week alles: in de wekelijkse review. Daarover verderop meer.

5. Doen

Als het tijd is om te werken, kies je uit je volgende acties – op context (waar je bent, wat je bij de hand hebt), op beschikbare tijd, op energie en ten slotte op prioriteit. Omdat elke actie al concreet is geformuleerd, begin je gewoon.

Lijsten en contexten in een GTD-systeem

GTD heeft genoeg aan een paar lijsten. Elke lijst beantwoordt een eigen vraag, en geen lijst mengt dingen die je kunt doen met dingen waarop je alleen wacht.

Voor David Allen is een project elk gewenst resultaat dat meer dan één stap vraagt en binnen ongeveer een jaar af te ronden is – dus ook “Keuken verbouwen” of “Vakantie in Portugal plannen”. De lijst Projecten is een overzicht van je resultaten; de volgende acties staan op de actielijsten.

Contexten verdelen je volgende acties naar wat je nodig hebt om ze te doen: “Bellen”, “Computer”, “Boodschappen”, “Kantoor” of “Agenda: Anna”. Terwijl je bij de dokter wacht, open je “Bellen” en zie je alleen wat je daar kunt doen. Nu bijna iedereen bijna alles op een computer doet, gebruiken veel mensen minder plaatscontexten en meer contexten op basis van energie of tijd, zoals “Snel klaar” of “Diep werk”.

De wekelijkse review

De wekelijkse review is het deel van GTD dat het vaakst wordt overgeslagen – en het belangrijkste. Eens per week, bij voorkeur op een vast tijdstip, breng je het systeem bij. David Allen verdeelt dat in drie delen:

1. Overzicht krijgen: losse papieren, notities en e-mails verzamelen, de Inbox naar nul brengen, je hoofd leegmaken.
2. Bijwerken: volgende acties afvinken, de agenda van de afgelopen en komende weken bekijken, Wachten op doorlopen en navragen, elk project doorlopen en zorgen dat elk project een volgende actie heeft.
3. Creatief worden: de lijst Ooit/misschien doorlopen, ideeën activeren of schrappen, nieuwe plannen toevoegen.

Een project zonder volgende actie is het meest voorkomende lek in een GTD-systeem: het staat op de lijst, maar komt niet vooruit. Stel je in je wekelijkse review alleen deze ene vraag, dan heb je al veel gewonnen.

GTD inrichten in TandemLoop

TandemLoop schrijft geen methode voor, maar heeft de bouwstenen voor GTD, en is daarmee een GTD-app voor Mac, iPad en iPhone. De lijsten bouw je als weergaven – bewaarde weergaven die taken uit alle projecten volgens jouw regels verzamelen. Zo richt je een GTD-systeem in:

1. Inbox en vastleggen: nieuwe items komen in de Inbox via snelle invoer (⌃⌥spatiebalk op de Mac), het deelmenu, de Inbox-widget of Siri. Om ze te verhelderen, sleep je ze naar een project of een gebied.
2. Gebieden en projecten: gebieden zoals Werk, Privé en Gezondheid, met projecten erin. Moet de ene stap op de andere volgen, zet het project dan op opeenvolgend – dan is alleen de eerste openstaande taak beschikbaar. Losse dingen staan als losse taken in het gebied.
3. Weergave “Volgende acties”: stel in de weergave-editor het filter “Beschikbaar is Ja” in (actief, niet uitgesteld, project actief), schakel Toon projectcontext in en zet Alleen volgende actie op Per project. Werk je met een agent, voeg dan “Toegewezen aan is Mens” toe, zodat alleen jouw taken verschijnen.
4. Contexten als tags: maak tags aan zoals “Bellen”, “Boodschappen” en “Computer”, bij voorkeur onder een bovenliggende tag “Contexten”. Groepeer je de weergave Volgende acties op tags, dan staat elke actie onder haar context.
5. Weergave “Wachten op”: gebruik in de snelle configuratie de keuze Wachtend en toon het veld Wacht op, zodat je ziet bij wie je moet navragen.
6. Weergave “Ooit/misschien”: filter “Status is Ooit”. Geldt de status voor een heel project, dan verdwijnen het project en zijn taken uit je volgende acties.
7. Weergave “Wekelijkse review”: de indeling Agenda over alles wat openstaat, met Neem Inbox op en Toon projectcontext ingeschakeld. Voeg een projectweergave toe die elk actief project met zijn voortgang en openstaande taken toont.
8. Doen: de weergave Vandaag of de widget Vandaag op je iPhone.

Welke indelingen er naast lijst en agenda zijn, en hoe filters, groepen en herhalingen werken, lees je in het overzicht van de to-do-app met al zijn functies. Zie je je volgende acties liever als bord met WIP-limiet, dan verbindt de gids over de kanban-app voor persoonlijk kanban kanban en GTD. En wil je je volgende acties op belang sorteren, combineer GTD dan met de eisenhowermatrix als app.

GTD met een AI-agent

GTD brengt veel administratief werk mee: items lezen, acties formuleren, projecten toewijzen, lijsten doorlopen. Precies dat werk kan een AI-agent voorbereiden. Omdat TandemLoop alle taken als tekstbestanden in je iCloud Drive bewaart, kan een agent met bestandstoegang, zoals Claude Code, Codex of Cursor, ze lezen en bewerken. Wij noemen dat agentisch GTD: de agent doet het voorwerk, jij neemt de beslissingen.

De agent maakt taken, projecten en gebieden direct aan waar ze horen en deelt Inbox-items in. Wil je elke indeling eerst zien, schakel dan voorstellen in: de agent zet dan alleen nieuwe items direct in de Inbox en dient al het andere in als voorstel dat je in de app goedkeurt. Verhelderen blijft een GTD-stap waarvoor jij verantwoordelijk bent; alleen het typwerk valt weg.

Voorbeeld: laat de agent je wekelijkse review voorbereiden

Op vrijdagmiddag open je de taak, loop je de lijst door en beslis je – of de cursus € 49 of € 79 kost, bepaal jij, niet de agent.

Ook delegeren tijdens het verhelderen krijgt er een optie bij. In plaats van “Wachten op een collega” kun je een taak aan de agent toewijzen: onderzoek, een concept, een analyse. Jij bepaalt of hij de taak zelf uitvoert, eerst een concept maakt of navraagt voordat hij begint. De pagina Taken delen met AI-agents legt in detail uit hoe overdragen en teruggeven werken.