La méthode GTD : Getting Things Done en cinq étapes

Qu’est-ce que la méthode GTD ?

David Allen décrit Getting Things Done, ou GTD, dans son livre du même nom, paru en 2001 et révisé en 2015. L’idée de base : votre esprit sert à avoir des idées, pas à les retenir. Chaque boucle ouverte – un appel à rendre, une idée, un projet à moitié planifié – mobilise votre attention tant qu’elle n’existe que dans votre mémoire. GTD rassemble donc tout au même endroit, le clarifie à tête reposée et le range de façon à ce que vous sachiez toujours quoi faire ensuite.

Ce qui distingue la méthode, c’est la question de la prochaine action. « Impôts » n’est pas une tâche que l’on peut terminer. « Télécharger l’attestation fiscale sur le portail RH », si. GTD vous oblige à formuler cette étape au moment du tri – plus tard, quand vous voulez travailler, vous n’avez plus à réfléchir, vous agissez.

Les 5 étapes de la méthode GTD

1. Capturer

Tout ce qui retient votre attention arrive dans une boîte de réception – sans jugement et sans tri. L’essentiel est que la capture soit plus rapide que la réflexion : un raccourci clavier sur le Mac, le menu Partager sur l’iPhone, une phrase à Siri. Moins vous avez de boîtes de réception, mieux c’est ; chacune de plus est un endroit à surveiller.

2. Clarifier

Pour clarifier, vous prenez chaque élément séparément et vous demandez : qu’est-ce que c’est, et est-ce que cela appelle une action ? Ce qui n’appelle pas d’action va à la corbeille, sur la liste « Un jour / peut-être » ou dans la documentation de référence. Ce qui appelle une action reçoit une prochaine action. Si le résultat demande plus d’une étape, c’est un projet.

C’est là qu’intervient la règle des deux minutes : ce que vous pouvez terminer en moins de deux minutes environ, vous le faites tout de suite. Tout le reste, vous le déléguez, l’inscrivez au calendrier ou l’ajoutez à votre liste des prochaines actions.

3. Organiser

Organiser, c’est placer le résultat de la clarification sur la bonne liste. Les projets vont sur la liste des projets, les prochaines actions sur les listes d’actions, ce qui est délégué dans « En attente de », les rendez-vous fixes dans le calendrier. Ensuite, la boîte de réception est vide – non parce que tout est fait, mais parce que tout a sa place.

4. Réfléchir

Un système que vous ne consultez pas perd votre confiance. C’est pourquoi vous regardez chaque jour votre calendrier et vos prochaines actions, et une fois par semaine l’ensemble : lors de la revue hebdomadaire. Plus de détails ci-dessous.

5. Agir

Au moment de travailler, vous choisissez parmi vos prochaines actions – selon le contexte (où vous êtes, ce que vous avez sous la main), le temps disponible, votre énergie et enfin la priorité. Comme chaque action est déjà formulée concrètement, vous n’avez plus qu’à commencer.

Listes et contextes dans un système GTD

GTD se contente de quelques listes. Chacune répond à sa propre question, et aucune ne mélange ce que vous pouvez faire avec ce que vous ne faites qu’attendre.

Pour David Allen, un projet est tout résultat souhaité qui demande plus d’une étape et peut être atteint en un an environ – « Rénover la cuisine » ou « Organiser des vacances au Portugal » en font donc partie. La liste des projets donne une vue d’ensemble de vos résultats ; les prochaines actions se trouvent sur les listes d’actions.

Les contextes répartissent vos prochaines actions selon ce dont vous avez besoin pour les faire : « Appels », « Ordinateur », « Courses », « Bureau » ou « À voir avec Anna ». En salle d’attente chez le médecin, vous ouvrez « Appels » et ne voyez que ce que vous pouvez faire de là. Comme presque tout le monde fait presque tout sur ordinateur, beaucoup utilisent aujourd’hui moins de contextes de lieu et davantage de contextes liés à l’énergie ou au temps, comme « Vite fait » ou « Travail de fond ».

La revue hebdomadaire

La revue hebdomadaire est la partie de GTD la plus souvent sautée – et la plus importante. Une fois par semaine, idéalement à heure fixe, vous remettez le système à jour. David Allen la divise en trois parties :

1. Faire place nette : rassembler papiers, notes et e-mails en vrac, ramener la boîte de réception à zéro, vider votre tête.
2. Se mettre à jour : cocher les prochaines actions faites, regarder le calendrier des semaines passées et à venir, passer en revue « En attente de » et relancer, parcourir chaque projet et vérifier que chacun a une prochaine action.
3. Être créatif : parcourir la liste « Un jour / peut-être », activer ou abandonner des idées, ajouter de nouveaux projets.

Un projet sans prochaine action est la fuite la plus fréquente d’un système GTD : il est sur la liste, mais n’avance pas. Si vous ne posez que cette seule question lors de votre revue hebdomadaire, vous avez déjà beaucoup gagné.

Mettre en place GTD dans TandemLoop

TandemLoop n’impose aucune méthode, mais il réunit les éléments de base de GTD, ce qui en fait une app GTD pour Mac, iPad et iPhone. Vous construisez les listes sous forme de vues – des vues enregistrées qui rassemblent les tâches de tous les projets selon vos règles. Voici comment mettre en place un système GTD :

1. Boîte de réception et capture : les nouveaux éléments arrivent dans la boîte de réception par la saisie rapide (⌃⌥Espace sur le Mac), le menu Partager, le widget Boîte de réception ou Siri. Pour les clarifier, faites-les glisser sur un projet ou un domaine.
2. Domaines et projets : des domaines comme Travail, Personnel et Santé, avec des projets à l’intérieur. Si une étape doit suivre une autre, rendez le projet séquentiel – seule la première tâche en cours est alors disponible. Les choses ponctuelles restent des tâches isolées dans le domaine.
3. Vue « Prochaines actions » : dans l’éditeur de vue, définissez le filtre « Disponible est Oui » (en cours, non reportée, projet en cours), activez Afficher le projet et réglez Prochaine action uniquement sur Par projet. Si vous travaillez avec un agent, ajoutez « Attribution est Humain » pour ne voir que vos tâches.
4. Les contextes sous forme de tags : créez des tags comme « Appels », « Courses » et « Ordinateur », idéalement sous un tag parent « Contextes ». Si vous groupez la vue Prochaines actions par tags, chaque action apparaît sous son contexte.
5. Vue « En attente de » : choisissez En attente dans la configuration rapide et affichez le champ En attente de pour voir qui relancer.
6. Vue « Un jour / peut-être » : filtre « Statut est Un jour ». Si le statut s’applique à tout un projet, le projet et ses tâches disparaissent de vos prochaines actions.
7. Vue « Revue hebdomadaire » : la présentation Agenda sur tout ce qui est à faire, avec Inclure la boîte de réception et Afficher le projet activés. Ajoutez une vue de projets qui montre chaque projet en cours avec son avancement et ses tâches à faire.
8. Agir : la vue Aujourd’hui ou le widget Aujourd’hui sur votre iPhone.

Les présentations disponibles en plus de Liste et Agenda, ainsi que le fonctionnement des filtres, des groupes et des répétitions, sont décrits dans la présentation de l’app de tâches et de toutes ses fonctions. Si vous préférez voir vos prochaines actions dans un Kanban avec une limite WIP, le guide de l’app Kanban pour le kanban personnel relie kanban et GTD. Et si vous voulez trier vos prochaines actions par importance, combinez GTD avec la matrice d’Eisenhower dans une app.

GTD avec un agent IA

GTD implique beaucoup de travail administratif : lire les éléments, formuler les actions, les rattacher à des projets, parcourir les listes. C’est précisément le travail qu’un agent IA peut préparer. Comme TandemLoop enregistre toutes les tâches sous forme de fichiers texte dans votre iCloud Drive, un agent ayant accès aux fichiers, comme Claude Code, Codex ou Cursor, peut les lire et les modifier. Nous appelons cela le GTD agentique : l’agent prépare le terrain, vous prenez les décisions.

L’agent crée tâches, projets et domaines directement là où ils ont leur place et range les éléments de la boîte de réception. Si vous voulez voir chaque décision de classement avant qu’elle s’applique, activez les propositions : l’agent n’ajoute alors directement que les nouveaux éléments dans la boîte de réception et soumet tout le reste sous forme de proposition, que vous approuvez dans l’app. La clarification reste une étape GTD dont vous êtes responsable ; seule la saisie disparaît.

Exemple : faire préparer votre revue hebdomadaire par l’agent

Le vendredi après-midi, vous ouvrez la tâche, parcourez la liste et décidez – que le cours coûte 49 € ou 79 €, c’est à vous d’en décider, pas à l’agent.

La délégation lors de la clarification gagne aussi une nouvelle option. Au lieu de « En attente d’un collègue », vous pouvez attribuer une tâche à l’agent : une recherche, un brouillon, une analyse. Vous décidez s’il exécute la tâche lui-même, prépare d’abord un brouillon ou pose la question avant de commencer. La page Partager des tâches avec des agents IA explique en détail la remise d’une tâche à l’agent et son retour.