El método GTD: Getting Things Done en cinco pasos

¿Qué es el método GTD?

David Allen describe Getting Things Done, GTD para abreviar, en su libro homónimo, publicado por primera vez en 2001 y revisado en 2015 (en español, “Organízate con eficacia”). La idea básica: tu mente está para tener ideas, no para guardarlas. Cada asunto pendiente (una llamada que devolver, una idea, un proyecto a medio planificar) cuesta atención mientras solo vive en tu memoria. Por eso GTD lo reúne todo en un lugar, lo aclara con calma y lo archiva de modo que siempre veas qué toca hacer a continuación.

Lo que distingue al método es la pregunta por la próxima acción. “Impuestos” no es una tarea que puedas terminar. “Descargar el certificado de retenciones del portal de nóminas”, sí. GTD te obliga a formular ese paso mientras clasificas: después, cuando quieres trabajar, ya no tienes que pensar, solo hacer.

Los 5 pasos del método GTD

1. Capturar

Todo lo que ocupa tu atención va a una bandeja de entrada, sin juzgar y sin clasificar. Lo importante es que capturar sea más rápido que pensárselo: una función rápida de teclado en el Mac, el menú Compartir en el iPhone, una frase a Siri. Cuantas menos bandejas de entrada tengas, mejor; cada una más es un lugar que tienes que vigilar.

2. Aclarar

Al aclarar, tomas cada elemento por separado y te preguntas: ¿qué es y requiere acción? Lo que no requiere acción va a la papelera, a la lista Algún día/Quizá o a referencia. Lo que sí la requiere recibe una próxima acción. Si el resultado necesita más de un paso, es un proyecto.

Aquí entra la regla de los dos minutos: lo que puedes terminar en menos de unos dos minutos, lo haces en el momento. Todo lo demás lo delegas, lo pones en el calendario o lo añades a tu lista de próximas acciones.

3. Organizar

Organizar significa que el resultado de aclarar va a la lista correcta. Los proyectos, a la lista de proyectos; las próximas acciones, a las listas de acciones; lo delegado, a En espera de; las citas fijas, al calendario. Después, la bandeja de entrada está vacía, no porque todo esté hecho, sino porque todo tiene su sitio.

4. Revisar

Un sistema que no miras pierde tu confianza. Por eso revisas cada día tu calendario y tus próximas acciones, y una vez a la semana lo miras todo: en la revisión semanal. Más sobre ella abajo.

5. Hacer

Cuando toca trabajar, eliges entre tus próximas acciones: según el contexto (dónde estás, qué tienes a mano), el tiempo disponible, la energía y, por último, la prioridad. Como cada acción ya está formulada de forma concreta, empiezas sin más.

Listas y contextos en un sistema GTD

A GTD le bastan pocas listas. Cada una responde a su propia pregunta, y ninguna mezcla lo que puedes hacer con lo que solo estás esperando.

Para David Allen, un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere más de un paso y puede completarse en un año más o menos; así que “Reformar la cocina” o “Planificar unas vacaciones en Portugal” también cuentan. La lista de proyectos es una visión de conjunto de tus resultados; las próximas acciones están en las listas de acciones.

Los contextos dividen tus próximas acciones según lo que necesitas para hacerlas: “Llamadas”, “Ordenador”, “Recados”, “Oficina” o “Agenda: Ana”. Mientras esperas en la consulta del médico, abres “Llamadas” y ves solo lo que puedes hacer desde allí. Ahora que casi todo el mundo hace casi todo con un ordenador, muchas personas usan menos contextos de lugar y más contextos de energía o de tiempo, como “Victorias rápidas” o “Trabajo profundo”.

La revisión semanal

La revisión semanal es la parte de GTD que más se salta, y la más importante. Una vez a la semana, a ser posible a una hora fija, pones el sistema al día. David Allen la divide en tres partes:

1. Despejar: recoger papeles sueltos, notas y correos, dejar la bandeja de entrada a cero, vaciar la cabeza.
2. Actualizar: marcar las próximas acciones hechas, mirar el calendario de las semanas pasadas y siguientes, revisar En espera de y reclamar lo pendiente, repasar cada proyecto y asegurarte de que cada uno tiene una próxima acción.
3. Crear: repasar la lista Algún día/Quizá, activar o descartar ideas, añadir planes nuevos.

Un proyecto sin próxima acción es la fuga más habitual de un sistema GTD: está en la lista, pero no avanza. Si en tu revisión semanal solo te haces esta pregunta, ya has ganado mucho.

Montar GTD en TandemLoop

TandemLoop no impone ningún método, pero tiene las piezas para GTD, y eso lo convierte en una app GTD para Mac, iPad y iPhone. Las listas las montas como vistas: vistas guardadas que reúnen tareas de todos los proyectos según tus reglas. Así montas un sistema GTD:

1. Bandeja de entrada y captura: los elementos nuevos llegan a la Bandeja de entrada mediante la Captura rápida (⌃⌥Espacio en el Mac), el menú Compartir, el widget de la Bandeja de entrada o Siri. Para aclararlos, arrástralos a un proyecto o a un área.
2. Áreas y proyectos: áreas como Trabajo, Personal y Salud, con proyectos dentro. Si un paso tiene que seguir a otro, configura el proyecto como secuencial: así solo está disponible la primera tarea abierta. Lo puntual vive como tarea independiente en el área.
3. Vista “Próximas acciones”: en el editor de vistas, define el filtro “Disponible es Sí” (activa, no aplazada, proyecto activo), activa Mostrar contexto del proyecto y fija Solo próxima acción por proyecto. Si trabajas con un agente, añade “Asignado es Persona” para que solo aparezcan tus tareas.
4. Contextos como etiquetas: crea etiquetas como “Llamadas”, “Recados” y “Ordenador”, a ser posible bajo una etiqueta superior “Contextos”. Si agrupas la vista Próximas acciones por etiquetas, cada acción aparece bajo su contexto.
5. Vista “En espera de”: en Configuración rápida, usa el ajuste predefinido En espera y muestra el campo En espera de para ver a quién tienes que reclamar.
6. Vista “Algún día/Quizá”: filtro “Estado es Algún día”. Si el estado se aplica a todo un proyecto, el proyecto y sus tareas desaparecen de tus próximas acciones.
7. Vista “Revisión semanal”: la presentación Agenda sobre todo lo abierto, con Incluir Bandeja de entrada y Mostrar contexto del proyecto activados. Añade una vista de proyectos que muestre cada proyecto activo con su avance y sus tareas abiertas.
8. Hacer: la vista Hoy o el widget Hoy en tu iPhone.

Qué presentaciones hay además de Lista y Agenda, y cómo funcionan los filtros, los grupos y las repeticiones, lo cuenta la visión de conjunto de la app de tareas con todas sus funciones. Si prefieres ver tus próximas acciones como Tablero con límite WIP, la guía de la app kanban para el kanban personal une kanban y GTD. Y si quieres ordenar tus próximas acciones por importancia, combina GTD con la matriz de Eisenhower como app.

GTD con un agente de IA

GTD conlleva mucho trabajo administrativo: leer elementos, formular acciones, asignar proyectos, repasar listas. Justo ese trabajo puede prepararlo un agente de IA. Como TandemLoop guarda todas las tareas como archivos de texto en tu iCloud Drive, un agente con acceso a archivos, como Claude Code, Codex o Cursor, puede leerlas y editarlas. Lo llamamos GTD agéntico: el agente hace el trabajo previo y tú tomas las decisiones.

El agente crea tareas, proyectos y áreas justo donde corresponden y archiva los elementos de la Bandeja de entrada. Si quieres ver antes cada decisión de archivo, activa las propuestas: entonces el agente solo añade directamente elementos nuevos a la Bandeja de entrada y presenta todo lo demás como propuesta que apruebas en la app. Aclarar sigue siendo un paso de GTD del que te encargas tú; solo desaparece el tecleo.

Ejemplo: que el agente prepare tu revisión semanal

El viernes por la tarde abres la tarea, repasas la lista y decides: si el curso cuesta 49 € o 79 € lo decides tú, no el agente.

Delegar mientras aclaras también gana una opción nueva. En lugar de “En espera de un compañero”, puedes asignar una tarea al agente: una investigación, un borrador, un análisis. Tú decides si la ejecuta él mismo, si prepara antes un borrador o si pregunta antes de empezar. La página Compartir tareas con agentes de IA explica en detalle cómo funcionan la entrega y la devolución.